CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
Để sử dụng email công ty đúng cách và chuyên nghiệp hơn, tránh những lỗi cơ bản trong quá trình tương tác qua mail thì bạn cần tuân thủ 13 nguyên tắc vàng sau:
1. Tuân thủ nội quy khi dùng email công ty
Mỗi công ty sẽ có những quy tắc riêng dành cho nhân viên khi viết nội dung email. Nhưng có những quy tắc chung bạn cần phải biết chính là: Không gửi email chọc phá, trêu đùa hoặc giả danh người khác để đe doạ đồng nghiệp, hoặc dùng emai công ty để xử lý những việc cá nhân riêng tư,…
2. Tối ưu nội dung cho phù hợp
Khi viết nội dung email để gửi nội bộ hoặc đối tác, khách hàng, bạn cần tối ưu nội dung sao cho phù hợp, ngắn gọn, đúng trọng tâm và đầy đủ thông tin. Tránh viết quá dài dòng, lan man khiến người khác tốn thời gian đọc mail, trừ khi đó là email giải trình, trình bày về một sự việc gì đó.
>>> Xem thêm: 7 cách quản lý email hiệu quả nhất
3. Tối ưu tiêu đề email để người nhận dễ dàng nhận diện
Một yếu tố không thể thiếu khi sử dụng email công ty chính là gửi email phải kèm theo tiêu đề. Thông thường đối với nhân viên văn phòng hay nhà quản lý, một ngày phải nhận rất nhiều email công việc khác nhau. Đặt tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn sẽ giúp người nhận dễ dàng phân loại, xử lý công việc nhanh chóng hơn.
4. Không được sai chính tả
Hãy tập thói quen kiểm tra lỗi chính tả thật kỹ lưỡng, hoặc dùng công cụ kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi thư. Bởi những lỗi nhỏ nhặt như vậy cũng sẽ dễ dàng khiến người nhận đánh giá bạn là người không chuyên nghiệp, cẩu thả và không tôn trọng người nhận.
>>> Xem thêm: Cách gửi email hàng loạt không bị spam
5. Trình bày rõ ràng, khoa học
Một nội dung email được chăm chút, in đậm, viết hoa, cách hàng đúng vị trí sẽ khiến người đọc không bị rối, dễ hiểu và cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của người gửi.
6. Sử dụng file đính kèm chính xác, có đặt tên rõ ràng
Hãy kiểm tra thật kỹ file đính kèm trong mail của bạn có phải là file chính xác hay không, đặt tên chưa,… Điều này sẽ giúp đối phương nhận mail đánh giá bạn có phải là một người cẩn thận trong quá trình làm việc hay không.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo email marketing hiệu quả
7. Không in hoa toàn bộ tiêu đề hay toàn bộ nội dung
Một yếu tố vô cùng nhỏ nhưng lại khiến người đọc cảm thấy khó chịu chính là in hoa toàn bộ tiêu đề hoặc toàn bộ nội dung. Cần căn chỉnh, in hoa đúng lúc để tránh gây cảm giác ngộp, khó chịu như bạn đang “đập” chữ vào mặt họ.
8. Không nên viết tắt quá nhiều
Việc viết tắt có thể sẽ dễ dàng gây hiểu lầm trong đọc hiểu nội dung công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Vì vậy tránh viết tắt hay dùng những cụm từ nhạy cảm để xảy ra những hiểu lầm không đáng có.
9. Trả lời email trong vòng 24h
Dù bạn bận ra sao, hãy sắp xếp những khoảng thời gian cố định trong ngày để xử lý email. Cách tốt nhất chính là trả lời trong vòng 24h tính từ thời điểm nhận thư. Đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khi sử dụng email công ty.
10. Cần phải sử dụng chữ ký cá nhân
Chữ ký cá nhân chính là những thông tin sẽ thể hiện mặc định khi bạn gửi mail, đặc biệt là email công ty. Chữ ký cá nhân sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, tên doanh nghiệp đang công tác và chức vụ.
>>> Xem thêm: Giải Pháp Mail Server – 03 lợi ích doanh nghiệp cần biết
11. Hạn chế sử dụng từ ngữ mang tính khẩn cấp khi không cần thiết
Hãy hạn chế lạm dụng nhiều từ ngữ mang yếu tố khẩn cấp, cấp bách trừ những trường hợp cực kỳ quan trọng.
12. Dọn thư rác thường xuyên
Để tránh trường hợp email công việc bị trôi và lạc mất, hãy dọn dẹp thư rác thường xuyên để xử lý kịp thời công việc.
13. Tận dụng tính năng CC, BCC
Tận dụng tính năng CC, BCC trong email để chuyển tiếp thư cho những người có liên quan để họ nắm bắt công việc một cách đồng thời, không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Khi sử dụng email công ty, hãy rèn luyện và tập thói quen tuân thủ 13 nguyên tắc trên để trở nên chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả hơn. Chúc bạn áp dụng thành công!
Liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn!
- Website: omimail.vn
- Hotline: 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
