CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI
Sử dụng email không khó nhưng để quản lý email doanh nghiệp thuận tiện, nhẹ nhàng hơn đó là cả một vấn đề. Hãy tham khảo các bí quyết dưới đây để quản lý email hiệu quả.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc quyền quản lý, sở hữu của công ty. Dùng để trao đổi, liên lạc với các đối tác và khách hàng. Cấu trúc đuôi email được đặt theo tên miền riêng của doanh nghiệp đó. Ví dụ như: [email protected].
Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì việc sử dụng email đều rất cần thiết. Nhất là khi email ngày càng phổ biến và là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tiếp cận, giao dịch với khách hàng. Mọi email gửi đi mang tên miền riêng của doanh nghiệp sẽ tăng độ tin cậy, hiệu quả gấp đôi so với email cá nhân.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo chiến dịch Email Marketing hiệu quả
4 cách quản lý email doanh nghiệp
Với khối lượng email nhận và gửi đi mỗi ngày quá tải, khó khăn trong việc quản lý và phân loại email. Khiến hiệu suất công việc giảm sút là tình hình chung của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là 4 cách giúp quản lý email doanh nghiệp hiệu quả:
Tạo folder riêng cho từng nhóm email
Gắn tab, label hoặc tạo các folder mail theo từng chủ đề sẽ giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm mail. Khi muốn tìm, chỉ cần nhập tên, click và folder đã tạo.
MS Outlook – Công cụ quản lý mail được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Đây là lựa chọn tốt cho người dùng khi muốn quản lý email doanh nghiệp. Khi có email đến hộp thư, MS Outlook sẽ tự động phân loại để người dùng không cần đọc nội dung cũng biết được người gửi, vấn đề của email, và mức độ quan trọng của nó. Nếu email đó gấp, Outlook sẽ đưa nó lên đầu danh sách để người dùng xử lý ngay lập tức, trong khi các email không quan trọng hơn có thể được xử lý sau. Việc này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và năng lượng khi sắp xếp và trả lời email.
>>> Xem thêm: Cách Đặt Tên Email Doanh Nghiệp chuyên nghiệp
Thiết lập thời gian cố định để trả lời email mỗi ngày
Để tránh làm chậm tiến độ công việc khác, nên thiết lập thời gian cố định để xử lý email trong ngày và tránh xử lý vào các thời điểm khác. Nếu lo lắng về email quan trọng của công ty, đừng quá lo lắng vì thường thì các email đó cần được xử lý gấp, không chỉ bạn mà cả đối tác và khách hàng cũng cần một sự phản hồi nhanh chóng. Họ sẽ sử dụng các phương tiện khác như điện thoại để liên lạc nếu cần thiết, vì vậy không cần phải lo lắng về việc xử lý email không kịp thời.
Phản hồi email ngắn gọn, vừa đủ ý
Khi trả lời email, cần tuân thủ quy tắc viết ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Không nên viết email như một cuộc trò chuyện thông thường. Việc viết dài và miên man không chỉ làm người đọc khó chịu mà còn làm bạn tốn nhiều thời gian trong việc trả lời email. Ngoài ra, cần lưu ý đến tiêu đề email, không nên đặt quá dài và nên giới hạn trong khoảng từ 30-50 ký tự. Để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin.
Bỏ nhận các email rác, quảng cáo, khuyến mãi
Mặc dù các email ưu đãi, quảng cáo không phải lúc nào cũng có hại. Thậm chí trong một số trường hợp chúng còn hấp dẫn và có ích, tuy nhiên không nên quá tập trung vào chúng. Việc quá chú trọng vào các email này sẽ chiếm nhiều thời gian và làm chậm trễ trong công việc khác.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn làm email công ty cực đơn giản chỉ với 3 phút
OMIMail – Email doanh nghiệp giá rẻ
OMICall đã phát triển giải pháp Email doanh nghiệp giá rẻ OMIMail – Hệ thống Email doanh nghiệp có tên miền riêng, với những lợi ích tuyệt vời:
- Email chứa tên miền riêng làm tăng độ tin cậy, uy tín cho doanh nghiệp.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu, các sản phẩm/dịch vụ.
- Mail nhận và gửi đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao.
- Quản lý nội bộ hiệu quả, dễ dàng.
- Mail spam được hạn chế, việc gửi – nhận luôn nhanh chóng.
Tạm kết
Quản lý email doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chú ý đến từ nhiều khía cạnh. Tuy nhiên, nếu quản lý đúng cách, hiệu quả sẽ giúp tối ưu công việc. Mọi thứ được giải quyết nhanh chóng hơn.
Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
OMICall – Tổng Đài Đa Kênh Ứng Dụng AI Hàng Đầu Việt Nam
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0287 1010 898 – 0899 909 868
- VP trụ sở: 140 -142, Đường số 2 (KĐT Vạn Phúc City), P. Hiệp Bình Chánh, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
- VP chi nhánh Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
